В работе оперативных коммерческих групп должно соблюдаться несколько непреложных правил:
• в течение рабочего дня в группе не должно быть не отвечающего телефона;
• любой член группы не может сослаться на незнание вопроса, входящего в круг обязанностей группы;
• если заданный вопрос выходит за пределы компетенции группы, клиент должен быть переключен на другое подразделение фирмы, занимающееся соответствующей проблемой;
• члены группы должны самостоятельно договариваться между собой о разнесении по времени перерывов на обед и о взаимозамещении на период командировок и отпусков. Конфликтные ситуации передаются на решение руководства отдела координации закупок и продаж.
Идеальным решением было бы размещение коммерческих групп в едином операционном зале с разделением групп звукоизолирующими экранами. Все работники оперативных групп должны быть оснащены телефонами с возможностью удержания абонента в режиме ожидания на период переключения его в другое подразделение фирмы. Каждый работник оперативно-коммерческой группы должен иметь свой монитор, подключенный к общей компьютерной сети.